Lavorare da casa è una delle pratiche sempre più utilizzate nei paesi più tecnologici ma, a causa delle problematiche attuali, anche l’Italia sta cercando di organizzarsi al meglio per poter affrontare un momento d’emergenza e non lasciare il lavoro inerte per troppo tempo. Ecco che le aziende, le scuole, le istituzioni e tanti altri, cercano soluzioni software adeguate per poter continuare a svolgere il proprio lavoro in sinergia e con continuità.
Esistono molteplici sistemi di collaborazione online che permettono di scambiare documenti, creare chat room aziendali e permettere video chiamate lavorative ma, trovare sistemi integrati coinvolgenti è diverso dall’utilizzo di singole app separate tra di loro. Cercherò quindi di darvi dei consigli utili a farvi lavorare da casa senza troppi stress ma con la giusta produttività.
Lavorare da casa: troviamo lo strumento base.
Innanzitutto, per lavorare da casa, dobbiamo cercare di capire se il nostro gruppo di lavoro ha gli strumenti adeguati, quindi connessione ad internet, computer, smartphone ecc… insomma, tutto quello che serve per usufruire della piattaforma utilizzata.
Successivamente dobbiamo pensare alla piattaforma da utilizzare ma, prima di fare questo, è necessario comprendere i bisogni del nostro team di lavoro. Sicuramente dobbiamo comunicare con il Gruppo ma abbiamo bisogno di una chat o di una video chat? Dobbiamo scambiare documenti dove tutti possano dare il proprio contributo o solo file consultabili? Tutte domande lecite ma necessarie per poter scegliere il giusto strumento.
1. Crea un Alias personale e di gruppo.
Per creare un gruppo di lavoro online c’è bisogno di avere un elenco di mail, questo sarà la base principale. Gli strumenti online ci permetteranno di realizzare delle chat room, condividere documenti e tanto altro ma, l’importante, è avere degli Alias in modo da restare in “ambito lavorativo“. Quindi, mio consiglio personale, smettetela di utilizzare WhatsApp come strumento di condivisione documenti e come chat di lavoro, è dispersivo e contiene troppe distrazioni. Tutti noi, accedendo al sistema di messaggistica di Facebook, anche solo per lavoro, poi cadiamo nella chat con la mamma, o nel gruppo della scuola, insomma troppe distrazioni. È meglio quindi uno strumento di chat dedicato come Slack, Telegram o Hangouts di Google.
2. Documenti condivisi e livelli di accesso.
Lavorare da casa deve essere semplice e non deve stressare in quanto, l’ambiente casalingo già integra numerose distrazioni e se il lavoro non è ben organizzato, si rischia di farlo male e di stressarsi. Ogni chat room di lavoro potrà contenere dei documenti e questi potranno avere livelli d’accesso diversi. Pensiamo se è utile avere un luogo di condivisione come Google Drive o Dropbox o se utilizzare sistemi più selettivi come la G Suite che permette di creare Documenti, Fogli di calcolo e Presentazioni condividendoli solo con persone ben precise o come Office 365 online.
3. Riunioni quotidiane e appuntamenti fissi.
Utilizzate uno o più calendari condivisi dove fissare degli appuntamenti. Cercate di organizzare al meglio la giornata di lavoro dando del impegni fissi ben segnati e per fare tutto questo potete utilizzare Google Calendar, Calendario di Apple (qualora fosse con dispositivi Apple) o il Calendario degli strumenti Microsoft. L’obiettivo è quello di mantenere il team di lavoro unito e concentrato, pensa anche a delle video conferenze.
4. Riunioni quotidiane.
Sembra una banalità ma le riunioni di lavoro, nell’ambiente di lavoro, sono all’ordine del giorno ma, se si resta a casa, queste possono diventare solo un miraggio. È giusto pensare invece a fare ogni giorno una riunione possibilmente in video conferenza. Apparire in video abbatte fortemente le distanze e rende il rapporto lavorativo, molto più vicino. Possiamo utilizzare vari strumenti per una video conferenza: Skype, Webex, Hangouts e tanti altri, bisogna sempre far capo a quali strumenti stiamo utilizzando per le altre attività.
5. Obiettivi giornalieri.
Abbiamo detto che, lavorare da casa, include molte distrazioni. Per ottenere il massimo dalla propria produttivo cerchiamo di dare al nostro Team degli obiettivi giornalieri: punti ben fissi da raggiungere e analizzare a fine giornata. Questo migliorerà la concentrazione del proprio gruppo e si eviteranno le distrazioni casalinghe. Potete anche pensare da una “check list” realizzata su Google Keep o ad un sito web organizzato con presente un “work flow”.
6. Pianificazione degli incontri.
Pianifichiamo gli incontri, magari il giorno prima. Lavorare da casa significa anche avere altre incombenze, molte volte, chi resta al lavoro pensa di mangiare qualcosa veloce e continuare ma, chi è a casa, deve farsi da mangiare e perdere del tempo in cucina. Inoltre anche l’abbigliamento casalingo è diverso da quello lavorativo e, questo significa che non tutto il tuo team potrebbe aver voglia di andare in video conferenza. Organizza prima gli incontri così che diventano dei veri e propri appuntamenti.
7. Non essere troppo presente.
Quando si lavora da casa si tende ad essere troppo presente in chat o a chiamare in modo assillante il proprio collaboratore o collega, magari perché si pensa che si possa lavorare poco. Diamo il giusto tempo alle persone e usiamo gli strumenti più consoni. Pensiamo per esempio a piccoli sondaggi in chat, per esempio in Telegram sono già integrati o, ancora, possiamo utilizzare anche Google Moduli per collaborare al meglio con il Team.
In conclusione: trova la migliore soluzione.
Lavorare da casa non è certamente uguale al lavoro in uno Studio, in Azienda o in Magazzino però ha i suoi vantaggi, a volte si può anche essere più produttivi. Bisogna trovare la soluzione migliore per integrare le necessità e i bisogni aziendali con gli strumenti software messi a disposizione dalle varie realtà sul Web. Esistono strumenti gratuiti ma, di solito, per le aziende si pensa ad offrire dei piani economici mensili o annuali con annessi sistemi di sicurezza e assistenza H24.
Moltissime realtà internazionali scelgono strumenti come Office 365, Dropbox e Slack ma, l’unico che include una suite completa in ogni punto precedentemente approfondito è Google G Suite. Grazie ai suoi strumenti, possiamo realizzare chat room, video conferenze, condividere documenti e realizzarli per lavorarci insieme simultaneamente, organizzare vari calendari e creare flussi di lavoro. Potete provare G Suite gratuitamente direttamente da questo Link per poi iniziare a pensare ad un piano economico che vi permetta varie soluzioni.
