Gmail è certamente la posta elettronica più utilizzata al Mondo ma in pochi la conoscono profondamente. Iniziamo col dire che: il nostro indirizzo di posta elettronica @gmail.com non è solo una mail ma è la nostra chiave d’accesso dentro il Mondo Google. Il nostro indirizzo mail è diventato con il tempo il nostro “account Google” e questo ci permette di accedere a tutte le funzioni del noto motore di ricerca: Gmail, Drive, Youtube, My Business, Analytics e tutti i restanti servizi di Big G. Oggi voglio parlarvi solo di alcuni piccoli aspetti per usare al meglio la nostra Gmail e viverla in modo adeguato così da non farsi sopraffare dalla moltitudine di informazioni che inondano la nostra casella di posta elettronica.

Gmail: 10 Consigli ma iniziamo con le basi.

Gmail è uno strumento che oggi è presente su ogni dispositivo elettronico: dallo smartphone al computer, passando per la TV e i vari Home Kit. Gmail è la “chiave d’accesso” a tutti i servizi Google e al nostro profilo personale, per questo bisogna essere attenti nel suo utilizzo, bisogna prestare attenzione là dove introduciamo la nostra mail e password e attivare i giusti sistemi di sicurezza per tutelare le nostre informazioni.

Autenticazione a 2 Fattori

  • Google, ormai da molto tempo, ha iniziato a utilizzare il metodo di autenticazione a 2 fattori, in pratica quando introduciamo nome utente e password della nostra Gmail su dispositivi nuovi (un computer del nostro amico o in ufficio) ci arriva un messaggio sul nostro smartphone chiedendoci se possiamo concedere l’autorizzazione ad aprire la posta elettronica, questo ci permette di avere un controllo diretto e immediato all’accesso della mail. Logicamente bisogna attivarlo e, vi rimando a questo link per effettuare la corretta attivazione.

Navigazione in Incognito è bene usarla

  • Quando vogliamo consultare la nostra mail da un dispositivo diverso dai nostri, bisogna introdurre le credenziali e se, quest’operazione viene fatta in modo errato, potremmo lasciare traccia delle password sul dispositivo estraneo. Non utilizzate mai le App native su smartphone non di vostra proprietà per consultare la vostra Gmail, quindi non aprite l’App in dispositivi non vostri e non introducete i dati d’accesso in quanto, questi verranno certamente memorizzati dentro lo smartphone o il tablet, che sia Android o iOS. Se volete consultare la vostra mail via browser, attivate sempre la navigazione in incognito in quanto questa non memorizzerà i dati introdotti in qualsiasi sito web. È  importante inoltre chiudere la finestra quando si termina l’operazione così che quella sezione di lavoro, venga totalmente chiusa.

Le Notifiche vanno bene ma con moderazione

  • Avere Gmail dentro lo smartphone o nel computer, quindi integrato con il Browser Chrome o con altre App, fa si che si attivino le “notifiche” per ogni mail che arriva. E’ inutile dirvi che questo sistema porta la nostra attenzione sulla notifica e quindi andiamo ad aprire la mail per controllare cosa è arrivato, se è importante o se è solo una pubblicità o newsletter. Gmail ha introdotto da qualche tempo la “Gestione delle Notifiche” che può essere manuale o automatica grazie all’Intelligenza Artificiale di Google. In pratica possiamo gestire e indicare a Gmail quali sono i mittenti per cui bisogna essere allertati e quali invece bisogna ignorare. Questo ci porterà facilmente a diminuire il tempo dentro l’App della posta elettronica aumentando così la nostra attenzione verso altre attività. Per poter operare basterà accedere alle impostazioni dell’App e controllare la voce “Notifiche” se volete sapere altro, Google vi può aiutare a questo link.

Rispondi alle Mail… Sempre!

  • Molte volte capita di lasciare le mail dentro la “posta in arrivo” con il pensiero che dice: poi rispondo… Quest’atteggiamento è deleterio per un corretto utilizzo della mail in quanto, chi aspetta una risposta, potrebbe replicare e cercare di avere informazioni aumentando di fatto le mail non risposte. Rispondete sempre alle mail anche solo con un “follow up” standard che vi permetterà di “aver svolto la richiesta della mail” e non vi farà più arrivare altre comunicazioni dal mittente.

Usiamo Task dentro Gmail

  • Seguendo la linea tracciata nel punto precedente, quando rispondiamo al nostro contatto in modo che le mail abbiano avuto un seguito, è possibile attivare un “Task“! Aprendo la nostra Gmail dal Computer, sulla destra, troveremo un pulsante di colore blu e giallo che rappresenta l’icona di Google Task, una semplice App per smartphone integrata dentro i servizi Web di Google. Grazie a Google Task possiamo segnare per priorità cosa fare e quando farli, attivando anche una piccola notifica sonora sia su desktop che su smartphone. Comodo vero?

Ordiniamo le Mail

  • Gmail, nell’ultimo periodo, ha avuto una profonda rivisitazione ed ha cambiato totalmente sia l’aspetto grafico sia l’esperienza d’uso. Adesso le mail, non sono più visualizzate come un elenco indefinito di testi ma sono catalogate dentro delle Tab predefinite che permettono immediatamente di capire quali sono le mail Principali, gli Aggiornamenti, i Social, le Promozioni e i Forum. Possiamo spostare le varie mail nei vari Tab dandogli così la giusta rilevanza o mandandole direttamente a quel paese.

Cancelliamo le Mail e diciamo addio alle Newsletter

  • Diciamolo chiaro e tondo: le mail indesiderate devono essere cancellate! E’ inutile che le “archiviamo” così da non vederle più nello streaming di Gmail, bisogna eliminarle quando queste non servono o sono indesiderate. Moltissime App di Mail, non hanno abilitato immediatamente il pulsante di “cestino” ma “archiviano” le mail così da non cancellarle definitivamente. Questo però crea molta confusione e, di riflesso, tantissima ansia a chi apre la propria mail. Ho visto amici avere nell’icona di Gmail del proprio iPhone più di 1400 mail non lette e rabbrividire quando questo numero incrementava. E’ bene quindi cancellarle o disiscriversi dalle newsletter o mailing list. Gmail prevede un bel pulsante che permette la cancellazione dalle varie iscrizioni, basterà guardare in alto dopo aperto la mail e cercare la dicitura “annulla iscrizione“, accettando l’annullamento, Gmail non vi farà più vedere la mail indesiderata.

Le Etichette per rendere tutto pulito e ordinato

  • Da quando esiste, Gmail ha sempre evidenziato e incoraggiato l’utilizzo delle “Etichette”. Se vogliamo possiamo paragonarle ad una sorta di “Cartelle” dove vengono riposte le nostre comunicazioni così da avere un quadro chiaro immediatamente. Esistono già delle “Etichette” standard come Finanze e Viaggi ma, noi possiamo creare tantissime Etichette a sua volte nidificate così da avere ancora maggiore ordine.

Occhio ai pulsanti

  • Quando usiamo la nostra Gmail, diamo per scontato tantissimi pulsanti utili che magari, sono proprio sotto ai nostri occhi. Se guardiamo bene possiamo notarne qualcuno che può essere davvero utile. Quando apriamo una mail, oltre ad avere i soliti “Archivia ed Elimina” troviamo il pulsante con il ! che ci permette di contrassegnare quella mail come Spam così da non averla più dentro le nostre Tab. Possiamo inoltre segnare la mail come “da leggere” così da evidenziarla per poterla gestire successivamente o ancora, possiamo posticipare l’arrivo di una mail chiedendo a Gmail di rinviarci il messaggio ad una data ora o giorno. Infine, come vedete dall’immagine sotto, possiamo anche creare un Task dalla stessa mail come per esempio, il pagamento di una bolletta.

Cerchiamo in Gmail

  • Google è nato come il Motore di Ricerca e proprio per questo, dentro Gmail, abbiamo un potentissimo motore di ricerca. Molte volte vogliamo trovare delle mail ma non ricordiamo ne il mittente ne l’oggetto ma solo pezzi o parole all’interno del testo. Non preoccupiamoci, possiamo tranquillamente digitare quello che ci ricordiamo nel campo cerca e la nostra Gmail risponderà prontamente selezionando tutte le mail con dentro quella data parola ordinando per data. Per ulteriori informazioni potete andare Qui!

Bonus Tips

  • Quando guardiamo la nostra Gmail potrebbe sembrarci “vuota” in quanto si archiviano molti messaggi che, di fatto, non visualizziamo più nelle mail principali. Questo però non significa che la mail è sparita e è stata eliminata ma è bensì spostata e per ritrovarla, basterà andare in “Tutti i Messaggi” dove vedremo la vecchia e cara Gmail, ovvero un listone di mail poste una dietro l’altra ordinate per data.

Concludo questo interminabile articolo dicendovi che non sono riuscito ad elencare tutte le possibilità che Gmail offre ma che, ho cercato di fare un piccolo riassunto di molte funzioni che a mio avviso tornano utili a chiunque, anche a chi utilizza la mail in modo non professionale. Quindi vi invito a curiosare sia nell’App di Gmail che nella versione desktop per trovare sempre più funzioni utili a personalizzare maggiormente la nostra esperienza (e non parlo dei temi) e a rendere produttiva la nostra mail di Google.

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